Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: 10. August 2026

Wichtig zur Testversion: Verwenden Sie ausschließlich fiktive Daten und Testdokumente. Nachlassvorsorge, Familienfreigabe, Stripe Identity und Zahlungen sind deaktiviert.

1. Verantwortlicher

Marcus Polster
Wöhrdenberg 1
24806 Hohn
Deutschland
E-Mail: info@aktenhelfer.de

2. Welche Daten Aktenhelfer verarbeitet

Aufruf und technische Bereitstellung

Beim Aufruf können IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL, Referrer, Browser- und Geräteangaben sowie Status- und Fehlerdaten verarbeitet werden. Dies ist zur sicheren und stabilen Bereitstellung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Benutzerkonto und Anmeldung

Für Registrierung und Kontoverwaltung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, verschlüsselte Authentifizierungsdaten, Kontostatus, Tarifzuordnung, Einwilligungs- beziehungsweise Kenntnisnahmezeitpunkt der Rechtstexte sowie Anmelde- und Sicherheitsereignisse. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung des Kontos und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsschutz und IT-Sicherheit.

Lokale Dokumente

Ausgewählte Dokumentdateien, erkannte Texte, Kategorien, Fristen und Vorschaudaten werden ausschließlich in der lokalen Browserdatenbank (IndexedDB) auf Ihrem verwendeten Gerät gespeichert und dort verarbeitet. Die Originaldateien werden nicht an die Aktenhelfer-Datenbank oder einen eigenen Dokumentenserver übertragen. Die Verarbeitung ist für die ausdrücklich gewählte lokale Dokumentenfunktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die lokale Speicherung ist geräte- und browsergebunden. Browserdaten können durch Browserfunktionen, Gerätereinigung oder Kontolöschung entfernt werden und stehen auf anderen Geräten nicht automatisch zur Verfügung.

Passwort- und System-E-Mails

Für E-Mail-Bestätigung und Passwort-Wiederherstellung werden die E-Mail-Adresse und technische Versanddaten über Supabase verarbeitet. Produktwerbung wird in der Testversion nicht versendet.

3. Empfänger und Dienstleister

Vercel

Die App wird technisch über Vercel Inc., USA, bereitgestellt. Vercel kann dabei insbesondere Verbindungs- und Serverprotokolldaten verarbeiten. Eine Verarbeitung außerhalb der EU kann nicht ausgeschlossen werden. Als Schutzmechanismen kommen – soweit einschlägig – der EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln in Betracht.

Supabase

Konten und App-Betriebsdaten werden über Supabase, Inc., USA, verarbeitet. Das Projekt ist in der Region Frankfurt (eu-central-1) eingerichtet. Supabase stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Authentifizierungs- und technische Protokolle können Metadaten wie Nutzer-ID, IP-Adresse, Browserangaben und Ereigniszeit enthalten. Eine Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter oder in Drittländern kann trotz gewählter Projektregion nicht vollständig ausgeschlossen werden; hierfür gelten die im Auftragsverarbeitungsvertrag vorgesehenen Garantien.

Stripe, Stripe Identity, Familienfreigabe und Nachlassvorsorge sind in dieser Testversion technisch deaktiviert und werden nicht als aktive Verarbeitung eingesetzt.

4. Cookies und lokale Speichertechniken

Aktenhelfer setzt ausschließlich technisch erforderliche Authentifizierungs-Cookies sowie die für die ausdrücklich angeforderte lokale Dokumentenverwaltung notwendige IndexedDB ein. Es werden in der App keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste eingesetzt. Für technisch erforderliche Zugriffe gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

5. Speicherdauer und Löschung

Kontodaten bleiben bis zur Kontolöschung oder bis zum Wegfall des Zwecks gespeichert, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
Lokale Dokumente bleiben auf dem Gerät, bis sie in Aktenhelfer, über die Kontolöschung oder über die Browser-/Geräteeinstellungen gelöscht werden.
Technische Protokolle werden nach den für den jeweiligen Dienst und Tarif geltenden kurzen Betriebsfristen gelöscht; im derzeit verwendeten Supabase-Free-Tarif beträgt die Log-Aufbewahrung nach Anbieterangabe einen Tag.
Offene Datenschutz- und Supportvorgänge werden nach Abschluss grundsätzlich spätestens nach drei Jahren gelöscht, sofern keine Rechtsverteidigung oder gesetzliche Pflicht eine längere Speicherung erfordert.
Sicherheitsrelevante Admin-Protokolle werden grundsätzlich drei Jahre aufbewahrt und danach gelöscht, soweit keine Aufbewahrung zur Aufklärung eines Vorfalls erforderlich ist.

Über „Einstellungen“ können Sie Ihr Benutzerkonto selbst endgültig löschen. Dabei werden das Auth-Konto und die zugeordneten App-Daten gelöscht; die lokale Browserdatenbank wird auf dem verwendeten Gerät entfernt. Auf anderen Geräten lokal gespeicherte Daten müssen dort zusätzlich über die Browser-/Geräteeinstellungen gelöscht werden.

6. Datensicherheit

Wir verwenden Transportverschlüsselung, restriktive Browser-Sicherheitsheader, Rollen- und Zugriffsprüfungen, serverseitigen Schutz vor fremd ausgelösten Änderungsanfragen, Datenminimierung und eine Trennung lokaler Dokumente von Kontodaten. Kein technisches System kann absolute Sicherheit gewährleisten.

7. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Wenden Sie sich dazu an info@aktenhelfer.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist insbesondere das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, www.datenschutzzentrum.de.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Für ein Benutzerkonto sind Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Konto bereitgestellt werden. Das Einstellen von Dokumenten ist freiwillig; in der Testversion dürfen ausschließlich fiktive Testunterlagen verwendet werden.

9. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft in der App erreichbar.